Условия закупок

Соглашение об условиях закупки - соглашение между организацией и поставщиком, определяющее условия закупки товаров, оказания услуг, выполнения работ, приема товаров на комиссию, приемки товаров на ответственное хранение. Соглашение об условиях закупок отражает управленческий (не регламентированный государством) характер взаимоотношений между организацией и поставщиком. В соглашении фиксируются ценовые условия (цены, скидки), финансовые условия (валюта, график оплаты), логистические условия (склад поставки, срок поставки) и прочие условия, используемые при оформлении операций по закупкам.

Для регистрации соглашений с условиями по закупкам предназначен справочник Соглашения об условиях закупок (Закупки – НСИ закупок – Соглашения с поставщиками). Доступность соглашений определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Соглашения и договоры с поставщиками – Соглашения с поставщиками.

Регистрация соглашений об условиях закупки выполняется в списке Соглашения об условиях закупок (Закупки – НСИ закупок – Соглашения с поставщиками). Создать соглашение можно и вводом на основании карточки партнера, в которой установлен тип взаимоотношений Поставщик.

Соглашение может быть заключено между организацией предприятия и юридическим (или физическим) лицом поставщика (контрагентом). От имени этих юридических лиц будет осуществляться взаимодействие, и оформляться все необходимые документы в рамках соглашения с поставщиком. Если в рамках соглашения с поставщиком необходимо оформлять документы от имени разных организаций или контрагентов, то информация о контрагенте и организации в соглашении не заполняется.

При этом в соглашении обязательно указывается поставщик (партнер). Список поставщиков (партнеров c  установленным флагом Поставщик), используемых при оформлении соглашений, доступен по ссылке Закупки – НСИ закупок - Поставщики.

На закладке Основное, кроме основных характеристик соглашения (поставщик, контрагент, организация) уточняется период действия соглашения и операция по поставке (Закупка у поставщика, Прием на комиссию, Импорт, Ввоз из ЕАЭС, Оказание агентских услуг, Прием на хранение с правом продажи). Доступность хозяйственных операций в соглашении зависит от соответствующих функциональных опций.

Процесс создания и утверждения соглашений реализован через использование статусов:

■ Не согласовано - требуется согласование условий закупки, заданных по соглашению. Такое соглашение недоступно для выбора в документах закупки.

■ Действует – устанавливается по умолчанию при создании соглашения. Как правило, после заполнения всех условий поставки соглашение согласовывается с руководством и поставщиком, в соглашении устанавливается статус Действует и указывается период действия.

■ Закрыто - устанавливается для соглашений, условия закупки по которым неактуальны. Такое соглашение недоступно для выбора в документах закупки.

Указание соглашения с поставщиком в документах закупки не является обязательным. Например, регистрация разовой поставки может быть оформлена без указания соглашения.

Условия закупок, указанные в соглашении с поставщиком, применяются для автоматического заполнения документов закупки и контроля отклонения условий закупки от достигнутых с поставщиком договоренностей. Если в документе закупки указать соглашение, то в документе будут автоматически заполнены данные из соглашения, такие как хозяйственная операция, организация, склад, правила оплаты, вид цены поставщика, валюта, значения признаков «Регистрировать цены поставщика», «Цена включает НДС». Контроль условий закупки, указанных в соглашении с поставщиком, выполняется при проведении документов Заказ поставщику, Приобретение товаров и услуг. При отклонении условий закупки от указанных в соглашении, менеджер должен провести согласование измененных условий закупки с руководством. Для этого необходимо провести заказ поставщику в статусе «На согласовании» и отправить документ на согласование, запустив бизнес-процесс согласования на основании заказа поставщику по команде Согласование заказа поставщику. Регистрировать документы с отклонениями от условий закупки могут те пользователи, которые имеют полные права или для них установлено право отклонения от условий закупки (роль «Отклонение от условий закупки»).

Условия оплаты

Одним из условий при работе с поставщиком в рамках соглашения может быть оформление договора. В соглашении определяется, требуется ли указание договора или нет. Если договоры не используются, то в соглашении можно задать валюту взаиморасчетов, вариант детализации расчетов (по заказам, по накладным или аванс по заказам, долг по накладным).

Если требуется указание договора, то в соглашении устанавливается настройка Требуется указание договора, порядок расчетов определяется в договоре), при которой вариант детализации расчетов, валюта взаиморасчетов определяются в договоре. При оформлении документов в рамках данного соглашения указание договора будет обязательным. Взаиморасчеты по договору с поставщиком можно вести и без указания соглашения. Использовать или нет договора при ведении взаиморасчетов с поставщиками, определяется самим пользователем, контроля указания договора в документе в этом случае производиться не будет.

Поставщик может поставлять товар на условиях предоплаты, с предоставлением кредита на определенный срок или с возможностью поэтапной оплаты. Вариант планирования оплаты Оплата до отгрузки и/или после отгрузки или Произвольное количество этапов оплаты определяется по ссылке НСИ и администрирование – Настройки НСИ и разделов – Закупки – Документы закупок – Условия и порядок оплаты.

В соответствии с установленным вариантом планирования оплаты в соглашении можно задать график оплаты, используемый для автоматического заполнения этапов оплаты в заказах, накладных. Для каждого графика оплаты задается список этапов оплаты, включающий вариант отсчета (от даты заказы, от даты отгрузки др.), вариант контроля (оплата до обеспечения, оплата до отгрузки и др.) и вариант учета отсрочки (по календарным дням или рабочим дням производственного календаря), в соответствии с которым будут рассчитываться даты платежей.

Ценообразование

В рамках соглашения на закладке Условия закупок определяются цены (вид цены поставщика), валюта цен и признак включения НДС в цену и сумму документа (реквизит «Цена включает НДС»). Цены по видам цен поставщика регистрируются отдельным документом Регистрация цен поставщиков.

В соглашении на выбор доступны виды цен поставщика, у которых значение признака «Цена включает НДС» совпадает со значением этого признака в соглашении.

Если необходимо регистрировать цены поставщика по данному соглашению, то в соглашении устанавливается флаг  Регистрировать цены поставщика автоматически (по умолчанию). См. подробнее в разделе «Автоматическая регистрация цен поставщика при проведении документов поставки».

В соглашении можно установить максимально допустимый процент ручной скидки и наценки.

Также можно установить запрет на закупку товаров по ценам выше установленных в соглашении (признак Запретить закупки по ценам выше указанных в соглашении). При установленном флаге выполняется контроль, при котором цена документа не должна быть выше цены по виду цен соглашения. Если в документах закупки (заказ поставщику, приобретение товаров и услуг) указаны цены выше цен по соглашению, то проведение документов будет доступно пользователям с полными правами или правом на отклонение от условий закупки (роль «Отклонение от условий закупки»).

Дополнительно можно установить контроль на закупку по ценам не выше максимально допустимой цены закупки. Информацию о максимальной цене закупки и формулу ее расчета следует определить в списке Виды цен (раздел CRM и маркетинг – Настройки и справочники), а затем указать эту цену в качестве максимально допустимой цены закупки в форме Настройка диапазона допустимых цен, доступной по гиперссылке Диапазон допустимых цен на форме списка Виды цен. В качестве максимальной цены закупки можно выбрать любой вид цен (например, среднюю цену закупки у поставщиков или себестоимость товара). Если в документах закупки (заказ поставщику, приобретение товаров и услуг) указаны цены выше максимально допустимой цены закупки, то проведение документов будет доступно пользователям с полными правами или правом на отклонение от условий закупки (роль «Отклонение от условий закупки»).

Условия поставки

В соглашении можно указать склад, на который будет оформляться поступление товаров от поставщика. Значение склада будет заполняться из соглашения в документах закупки, оформленных в рамках данного соглашения.

Если в соглашении склад не указан, то поставка по данному соглашению может производиться на любой склад. Если склад указан, то при проведении документов закупки контролируется соответствие значение склада в заказе поставщику/приобретении товаров и услуг и соглашении. Если значение склада в документах и соглашении не совпадает, при проведении документов выходит сообщение «Склад не должен отличаться от значения в соглашении. Недостаточно прав на отклонение от условий закупок». Проведение таких документов доступно только для тех пользователей, для которых определена роль «Отклонение от условий закупок или пользователей с полными правами. В остальных случаях, заказа поставщику необходимо провести статусе «На согласовании» и отправить документ на согласование, запустив бизнес-процесс согласования на основании заказа поставщику по команде Согласование заказа поставщику.

В качестве значения склада может быть указана группа складов, на которые планируется поставка товаров в рамках данного соглашения.

В соглашении можно задать дополнительные условия закупки:

■ Срок покупки – отражает плановое количество дней от даты заказа до желаемой даты поступления. Используется для расчета желаемой даты поступления в заказах поставщикам. При заполнении заказа поставщику будет автоматически рассчитываться желаемая дата поступления, как Дата документа заказа + Срок покупки.

■ Доставка - отражает плановое количество дней от даты отгрузки до даты поступления. При отражении отгрузки заказа поставщиком будет автоматически рассчитываться дата поступления, как Дата отгрузки + Доставка.

Срок покупки включает длительность доставки.

В соглашении можно установить минимальную сумму заказа. Это условие будет контролироваться в рабочем месте Формирование заказов по потребностям. Реквизит Минимальная сумма заказа предназначен для контроля минимальной суммы, на которую можно оформить заказ поставщику. Контроль суммы выполняется при оформлении заказов поставщикам в рабочем месте Формирование заказов по потребностям на шаге 5 «Предварительный просмотр и редактирование». Если будет сформирован заказ поставщику на сумму меньше суммы, указанной по соглашению, то будет выдано предупреждение и рекомендация об увеличении суммы заказа поставщику.

Прочие условия

На закладке Прочие условия уточняются прочие условия поставки товаров в разрезе работы с многооборотной тарой и необходимостью внесения за неё залога.

Дополнительно можно выбрать правила расчета даты возврата тары, которая может быть рассчитана исходя из календарных дней предприятия или исходя из данных производственного календаря (в последнем случае в расчете могут принимать участие выходные дни). Также в случае необходимости можно уточнить статью движения денежных средств, используемой для автоматической подстановки в документы.

Договор с поставщиком - договор между организацией и контрагентом, определяющий условия поставки товаров, оказания услуг, выполнения работ.  Договор отражает регламентированный характер взаимоотношений между организацией и контрагентом. В договоре фиксируются валюта взаиморасчетов, детализация расчетов и прочие условия, используемые при оформлении операций по закупкам.

Возможность использования договоров с поставщиками определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Соглашения и договоры с поставщиками – Договоры с поставщиками.

Для регистрации и хранения договоров предназначен список Закупки – НСИ закупок - Договоры с поставщиками.

Учет по договорам можно вести независимо от того, используются соглашения об условиях продажи или не используются.

Если соглашения используются, то в соглашении определяется, требуется указание договора (устанавливается флаг Требуется указание договора, порядок расчетов определяется в договоре) или нет. Если по соглашению требуется указание договора, то в документе при указанном соглашении будет обязателен для заполнения договор. Между соглашениями и договорами нет прямой взаимосвязи. В документе в рамках соглашения можно указать любой договор соответствующего типа.

Договор содержит информацию о подписавших его сторонах (организация, контрагент, банковские счета) и параметры ведения расчетов. В карточке договора можно хранить файл с текстом договора или другие относящиеся к нему данные в электронном виде.

Взаиморасчеты

В договоре определяются условия ведения расчетов: валюта, детализация расчетов, признак оплаты в иностранной валюте. Предусмотрены различные варианты детализации расчетов: в целом по договору или с детализацией по заказам или накладным.

При вариантах детализации расчетов «По договорам», «Аванс по договорам, долг по накладным» график исполнении оплат может определяться:

■ заказами/накладными. График оплаты задается в правилах оплаты документов (заказов/накладных).

■ либо договором. График оплат и отгрузок задается в договоре по соответствующей гиперссылке. Для такой возможности в договоре нужно указать фиксированную сумму взаиморасчетов. Для этого необходимо установить флаг Сумма договора фиксирована и указать суммовое значение. Реквизит Сумма договора фиксирована отражает справочную информацию, контроль суммы договора не предусмотрен.

Если в карточке договора установлен флаг Сумма договора фиксирована и указана сумма договора, то отображается гиперссылка «Оплачено: 0,00 RUB 0%, Поступило: 0,00 RUB 0%». % Оплачено и % Поступило считается относительно фиксированной суммы договора. При расчете процента оплаты учитывается сумма всех авансов по договору и оплат по накладным в рамках этого договора.

При детализации расчетов «Аванс по договорам, долг по накладным» в карточке договора с поставщиками отображается гиперссылка «Оплачено: 0,00 RUB, Поступило: 0,00 RUB», где суммы оплаты – это сумма авансов по договору и оплат по накладным.

Если в договоре выбрана валюта взаиморасчетов, отличная от национальной валюты «рубль», то на форме договора доступны реквизиты Оплата в иностранной валюте и Курс валюты договора.

Если оплата по договору осуществляется в валюте, отличной от национальной валюты «рубль», то необходимо установить флаг Оплата в иностранной валюте. Реквизит Оплата в иностранной валюте определяет порядок расчета налоговой базы НДС и суммы НДС. При установленном флаге при реализации налоговая база НДС и сумма НДС рассчитываются по курсу на дату отгрузки в соответствии с п. 3 ст. 153 НК.

В договоре предусмотрены варианты определения курса валюты (реквизит Курс валюты договора):

■ Установленный в договоре – курс валюты устанавливается в договоре, задолженность переоценивается, если курс договора меняется.

■ Фиксированный на дату отгрузки – курс валюты для платежки берется на дату накладной, задолженность не переоценивается. Для авансов курс берется на дату платежа, зачет аванса происходит по курсу аванса. Постоплата производится по курсу на дату накладной.

■ Переменный – курс валюты переменный, задолженность переоценивается (значение по умолчанию).

Вариант Фиксированный на дату отгрузки доступен для договоров с детализацией расчетов:

■ Аванс по договорам, долг по накладным.

■ Аванс по заказам, долг по накладным.

■ По расчетным документам.

Подробнее про ведение расчетов рассмотрено в главе Взаиморасчеты.

Налогообложение НДС

Для договора может быть указано Налогообложение НДС:

■ Определяется указанным значением (Закупка облагается НДС, Закупка не облагается НДС, Налоговый агент по НДС). Указанное значение варианта налогообложения будет заполняться из договора в документах (заказах, накладных) в соответствующем поле.

■ Определяется в заказах и накладных. Налогообложение в договоре не задается, а указывается в заказах/накладных.

Если при закупке организация выступает налоговым агентом по НДС, то требуется дополнительно указать Вид договора налогового агента (предусмотрено только для договора с целью Закупка).

Ставка НДС для платежей заполняется автоматически, исходя из выбранного в договоре значения варианта налогообложении НДС. Указанная Ставка НДС для платежей используется для автоматического заполнения в платежных документах при создании на основании или при выборе договора в качестве объекта расчетов. В платежных документах ставка НДС заполняется из объекта расчетов. Ставка НДС необходима для расчета суммы НДС при оформлении платежей (документов списания и поступления) по договору. За счет этой возможности обеспечивается формирование счетов-фактур на аванс с учетом НДС, выделенных в платежных документах.

Если ведется раздельный учет НДС и закупка по договору осуществляется целевым образом под определенную деятельность, то можно дополнительно указать вид деятельности раздельного учета НДС (настройка Раздельный учет НДС на закладке Учетная информация). При выборе договора в документе данное значение будет указано в поле Закупка под деятельность заказа или накладной.

Оформление поступления и приемки на склад

В договоре с поставщиком настройка Приемка товаров на склад определяет, что будет выступать распоряжением на оформление приемки товаров на склад (заказ, накладная или договор) и в какой момент будет доступно это распоряжение для оформления приемки:

■ Оформление ордера и поступления доступно - определяет, в какой момент будет доступно распоряжение на оформление ордера и оформление поступления товаров на склад. Оформление приходного ордера и оформление поступления товаров на склад может осуществляться после оформления заказа, после оформления накладной или по договору без оформления каких-либо документов.

■ Приемка товаров - определяет, что будет являться распоряжением на приемку товаров на склад (заказ, накладная или договор).

Подробное описание представлено в разделе Приемка товаров на склад при ордерной схеме документооборота.

Если договор является типовым и в информационной базе настроены Шаблоны типовых договоров, то договор можно распечатать. Доступные для печати шаблоны будут отображаться в меню Печать в форме списка и в форме карточки договора.

Договор с контрагентом может быть заключен в электронном виде. Электронные договоры создаются в формате PDF/A3, который включает визуальное представление договора в формате PDF и структурированную часть в формате XML. Структурированная часть должна соответствовать визуальной, а в случае несоответствия визуальная часть будет иметь приоритет. Электронный договор подписывается электронной подписью и направляется контрагенту через оператора ЭДО. Работа с электронным договором описана в разделе Электронные договоры в PDF/A3.

Регистрация полученных от поставщика первичных документов (приходная накладная, прайс-листы и т. д.) в большинстве случаев требует указания номенклатуры. Возможна ситуация, когда наименование товаров в документах поставщика не совпадает с наименованием этих же товаров в списке Номенклатура информационной базы.

Для регистрации информации о номенклатуре контрагента в том виде, как она зарегистрирована в информационной базе контрагента, предназначен справочник Номенклатура партнеров, подчиненный списку Партнеры (Поставщики).

Использование номенклатуры поставщиков при отражении операций, связанных с закупками товаров, определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Дополнительная информация – Номенклатура поставщиков.

Использование номенклатуры поставщиков обязательно для автоматической загрузки номенклатуры из прайс-листов поставщиков и при обмене электронными документами.

В справочник Номенклатура партнеров вводится информация о данных номенклатуры контрагента. Предусмотрена также возможность вводить информацию о группе номенклатуры контрагента, если в информационной базе контрагента ведется информация о группах номенклатуры.

В справочнике можно установить соответствие между позициями номенклатуры контрагента и позициями номенклатуры в нашей информационной базе.

Соответствие между позицией указанной в прайс-листе поставщика и позицией прайс-листа предприятия устанавливается в карточке новой позиции Номенклатура партнера. Указывается та номенклатурная позиция в информационной базе, которая соответствует номенклатурной позиции поставщика. Выбор соответствующей позиции производится из справочника Номенклатура. При этом в качестве соответствующей позиции может быть выбрана позиция, имеющая определенную характеристику и/или упаковку.

В карточке новой позиции номенклатуры поставщика вводится текстовое наименование и артикул, которые используются для идентификации номенклатурной позиции в информационной базе поставщика. Длина наименования не может превышать 100 символов.

Наименование позиции поставщика может быть сформировано на основании данных о той позиции номенклатуры, которая соответствует номенклатуре поставщика в информационной базе предприятия. Такую возможность удобно применять в том случае, если поставщик назначает различные цены на товары, которые имеют различные характеристики или различные упаковки товаров.

Например. Поставщик предоставил прайс-лист, в котором указаны различные цены для разных упаковок товаров. Товар «Сахар» стоит 100 рублей за пачку и 1000 рублей за мешок, весом 50 кг. В этом случае в справочник Номенклатура партнера вводится две позиции, которым в соответствие ставится один и тот же товар «Сахар», но с разными видами упаковок (пачка и мешок). Чтобы идентифицировать данный товар при следующей записи данной позиции, наименование позиции задается как «Номенклатура, упаковка». Таким образом, в справочнике Номенклатура партнера будут зарегистрировано две позиции со следующими названиями: «Сахар, пачка» и «Сахар, мешок». Эти две позиции будут соответствовать одной и той же позиции в справочнике Номенклатура, но с разным видом упаковки. Для товаров с различными упаковками должны быть назначены разные виды цен. В приведенном примере для товара «Сахар, пачка» можно назначить вид цен - мелкооптовые, а для товара «Сахар, мешок» - оптовые цены.

Для каждого поставщика можно регистрировать любое количество видов цен (колонок прайс-листа поставщика).

Предусмотрены следующие способы регистрации цен поставщиков:

■ с использованием рабочего места Закупки – НСИ закупок - Цены поставщиков (прайс-листы) документом Регистрация цен поставщиков.

■ автоматически при проведении документов поставки (Заказ поставщику, Приобретение товаров и услуг).

Для просмотра, изменения и регистрации цен номенклатуры партнера (поставщика) предназначено рабочее место Цены поставщиков (прайс-листы), доступное по ссылке Закупки – НСИ закупок – Цены поставщиков (прайс-листы). Регистрация цен на номенклатурные позиции по конкретному виду цен поставщика - это формирование определенной колонки прайс-листа.

Настройка параметров прайс-листа

Для формирования прайс-листа необходимо выбрать поставщика и применить команду Сформировать. В форме «Настройка параметров прайс-листа» можно установить параметры отбора номенклатуры. Если параметры не установлены, то будет заполнен весь список номенклатуры. Используя вариант настройки Расширенный вид можно устанавливать отборы по различным реквизитам (например, склад, партнер, серия, вид цены). Установленные настройки отбора сохраняются на следующий сеанс работы.

На закладке Колонки прайс-листа настраивается список видов цен, которые необходимо назначить. На закладке Сортировка можно задать поля номенклатуры (код, артикул и другие), по которым будет отсортирован список выводимой в прайс-лист номенклатуры.

Цены в прайс-листе можно изменять. Для этого нужно воспользоваться непосредственным изменением цен в ячейках. В ячейках с ценами, измененными вручную, отображается пиктограмма . Если цена увеличилась, цена выделяется синим цветом, если уменьшилась - зеленым цветом.

Предусмотрена возможность настройки выводимой информации о ценах (действующая цена на произвольную дату, процент наценки, сумма наценки), доступная по гиперссылке Настроить.

Регистрация цен

Для сохранения измененных в прайс-листе цен необходимо применить команду Применить измененные цены в рабочем месте Цены поставщиков (прайс-листы), при необходимости указать комментарий и выбрать режим записи создаваемого документа регистрации цен поставщика (запись или запись и проведение). При выполнении этой команды будет автоматически создан документ Регистрация цен поставщика со списком зарегистрированных цен.

С помощью команды История изменения цен можно посмотреть список ранее зарегистрированных документов Регистрация цен поставщиков.

В списке документов Регистрация цен поставщиков можно не только просмотреть сформированные документы, но и ввести новый документ Регистрация цен поставщиков. В одном документе Регистрация цен поставщика можно зарегистрировать несколько видов цен (колонок прайс-листа) поставщика. Для изменения списка видов цен предназначена команда Перейти к изменению состава видов цен.

Предусмотрена также возможность регистрации цен для конкретного товара из справочника Номенклатура (команда Прайс-листы поставщиков). По этой команде выполняется переход к рабочему месту Цены поставщиков (прайс-листы).

Предусмотрена возможность загрузки цен из внешнего файла (команда Загрузить из внешнего файла, доступна на форме рабочего места Цены поставщиков (прайс-листы)). Загрузка производится с использованием помощника, в котором указывается поставщик и выбираются виды цен, по которым будут загружаться колонки прайс-листа поставщика.

С помощью команды Выбрать виды цен можно уточнить список загружаемых колонок прайс-листа поставщика и добавить новые виды цен (колонки прайс-листа).

На первом шаге работы помощника нужно скопировать цены, наименования номенклатуры поставщика и артикулы номенклатуры, которые указаны во внешнем файле, через буфер обмена в соответствующие колонки. Обязательно должна быть заполнена одна из колонок «Артикул» или «Номенклатура поставщика».

На втором шаге выполняется сопоставление номенклатуры. Автоматическое сопоставление происходит по следующему принципу:

■ если для номенклатуры поставщика уже определена номенклатура, зарегистрированная в информационной базе, то есть сопоставление уже было ранее произведено, то будет автоматически заполнена сопоставленная позиция номенклатуры;

■ если сопоставление ранее не производилось, то в информационной базе будет произведен поиск по артикулу и/или наименованию номенклатуры поставщика. Если указан и артикул и наименование, то поиск производится по полному совпадению артикула и наименования. Если указан  артикул или наименование, то поиск производится по заполненному реквизиту.

Если для строк прайс-листа не найдено однозначного соответствия номенклатуре поставщика, то для несопоставленных позиций будет надпись пропущена при регистрации. Необходимо сопоставить номенклатуру поставщика вручную, выбрав номенклатуру в информационной базе (в колонке Номенклатура).

Если при загрузке не найдена номенклатура поставщика (или не указана при сопоставлении), то для строк будет надпись будет создана при регистрации. В этом случае будет создана новая номенклатура поставщика.

При необходимости, не выходя из помощника, можно создать новые позиции номенклатуры и сопоставить их с позициями поставщика.

На втором шаге с использованием соответствующих настроек можно определить (гиперссылка Настройка регистрации цен):

■ зарегистрировать все цены или только измененные;

■ регистрировать цены для строк или нет, где номенклатура поставщика не распознана или не найдено соответствие с номенклатурой предприятия, обнаружена дублирующая номенклатура.

Если сопоставление ранее было произведено, то при следующей загрузке цен поставщика будет автоматически заполнена сопоставленная позиция номенклатуры.

На третьем шаге выводится информационная строка, где показывается, какое количество строк прайс-листа будет загружено в информационную базу.

Цены поставщика будут зарегистрированы только по тем позициям, которые сопоставлены с номенклатурными позициями информационной базы.

По результату регистрации цен будет сформирован документ Регистрация цен поставщика. Перейти к списку зарегистрированных документов Регистрация цен поставщика можно из рабочего места Цены поставщиков (прайс-листы) (команда История изменения цен).

Автоматическая регистрация цен поставщиков выполняется при проведении документов Заказ поставщику (или Приобретение товаров и услуг), в которых установлен флаг Регистрировать цены поставщика автоматически (по умолчанию). Установка этого флага позволяет зафиксировать цены из документа поставки как новые значения цен поставщиков.

Флаг автоматической регистрации цен может быть установлен в соглашении об условиях закупки. В документах, оформленных по данному соглашению, будет автоматически установлен флаг из соглашения. Если накладная по заказу, то флаг будет автоматически заполнен в накладной из заказа. Для автоматической регистрации цен поставщика в табличной части заказа/накладной обязательно нужно указать вид цены.

При проведении документа поставки будут зарегистрированы значения цен, указанные в документе поставки. Цены будут зарегистрированы по тому виду цен, который указан в табличной части документа. Если цены регистрируются впервые, то вид цены (колонку прайс-листа) можно добавить в момент оформления документа поставки.

Если накладная оформляется по заказу, то цены поставщика регистрируются автоматически при проведении документа Заказ поставщику.

Если накладная не по заказу, то цены поставщика регистрируются автоматически при проведении документа Приобретение товаров и услуг.

Результат автоматической регистрации цен поставщика при проведении документов поставки можно увидеть в рабочем месте Закупки – НСИ закупок - Цены поставщиков (прайс-листы).

Поддерживается возможность регистрировать не только цены поставщиков, у которых закупается товар, но и цены конкурентов.

Возможность регистрации цен конкурентов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг – Конкурентная разведка.

Для просмотра, изменения и регистрации цен номенклатуры партнера (конкурента) предназначено то же самое рабочее место Цены поставщиков (прайс-листы), что и для регистрации цен поставщиков. Отличие лишь в том, что для регистрации цен конкурентов для перехода к рабочему месту предусмотрена команда CRM и маркетинг – Маркетинг – Цены конкурентов (прайс-листы). Цены конкурентов регистрируются также, как регистрируются цены поставщиков.

У партнера, который является конкурентом, должен быть установлен флаг Конкурент. В видах цен, которые используются для регистрации цен конкурентов, должен быть установлен флаг Доступен для клиентов (поставщик является конкурентом).

Для номенклатуры в разрезе зарегистрированных цен поставщика поддерживается хранение упаковки заказа, в которой поставщик осуществляет поставку товаров (колонка Упаковка заказа), и минимальной партии поставки (колонка Мин. партия поставки). Упаковка заказа и минимальная партия поставки заполняются в разрезе поставщика, номенклатуры, характеристики и цены в рабочем месте Цены поставщиков (прайс-лист), в документе Регистрация цен поставщика, при загрузке цен поставщика из внешнего файла.

Если в колонке Упаковка заказа не указано значение, считается, что поставка осуществляется в единице хранения номенклатуры. Если в колонке Мин. партия поставки не указано значение, считается, что минимальная партия равна 1.

Упаковка заказа и минимальная партия поставки используются при формировании заказов поставщикам с использованием рабочих мест Формирование заказов по потребностям, Формирование заказов поставщику по плану. При формировании заказов поставщикам количество товара будет приведено к упаковкам, которые указаны в прайс-листе поставщика. Если задана минимальная партия поставки, то программа автоматически увеличивает рассчитанную потребность до указанной минимальной партии поставки.

В рабочем месте Формирование заказов по потребностям на шагах 3 и 4 строка состояния показывает итоги по выделенному товару, какое количество планируется заказать для поддержания запасов и обеспечения заказов на отгрузку. В строке состояния отражается упаковка заказа и округление до минимальной партии (1).

На шагах 3 и 4 в подвале с итогами отображается итоговая сумма и вес заказов (2).

В рабочем месте Формирование заказов по потребностям при переходе на шаг 5 автоматически пересчитывается количество в колонке «К заказу» в соответствии с заданной упаковкой заказа и значение в этой колонке приводится к минимальной партии поставки.

Подробнее см. в разделе «Формирование заказов по потребностям».

Рабочее место Формирование заказов поставщику по плану также поддерживает работу с условиями закупок. При определении состава и объема заказа программа устанавливает упаковку заказа, округляет количество «К заказу» до упаковки заказа, округляет количество «К заказу» до минимальной партии поставки. Заказы поставщику формируются в упаковке заказа.

Сценарий использования:

Компания занимается оптовой закупкой и розничной продажей алкогольной продукции. На складе компании для товара «Вино» установлены значения поддержания запасов. Минимальный запас 18 бутылок, максимальный запас 36 бутылок. Компания закупает товар «Вино» у поставщика «ООО Вино». «ООО Вино» поставляет товар в упаковке «Коробка», 1 коробка = 6 бутылок. Минимальная партия поставки товара 10 коробок.

Для реализации описанного выше сценария необходимо:

■ Зарегистрировать для номенклатуры «Вино» упаковку «Кор (6 бут)», которая будет использоваться как упаковка заказа.

■ Зарегистрировать способ обеспечения потребностей, в котором указать поставщика, соглашение и вид цены поставки.

■ Зарегистрировать схему обеспечения для склада и через схему связать способ обеспечения с номенклатурой «Вино».

■ Зарегистрировать цены поставки, указать упаковку заказа и минимальную партия поставки для поставщика и товара.

Когда вся информация введена, программа в рабочем месте Формирование заказов по потребностям будет контролировать снижение уровня запаса до минимальных значений, заказывать товар у поставщика по умолчанию, учитывать минимальную партию, которую он может поставить и формировать заказ в упаковке поставщика.

Результат формирования заказа поставщику в соответствии с заданной упаковкой заказа и минимальной партией поставки.

Отчеты, с использованием которых можно проанализировать и сравнить условия закупок товаров, доступны по ссылке Закупки – Отчеты по закупкам – Условия закупок.

Отчет Условия закупок предназначен для сравнения и анализа ценовых условий по закупке товаров.

Отчет Индекс цен номенклатуры выводит информацию об изменении цен поставщиков и цен предприятия в заданном интервале. Отчет предназначен для оценки эффективности сдерживания закупочных цен, а также оценки снижения издержек за счет оптимизации ценовой политики при закупках.

Для оценки эффективности сдерживания закупочных цен, а также снижения издержек за счет оптимизации ценовой политики при закупках предназначен отчет Индексы цен поставщиков. При расчетах используется модель индексов цен Ласпейреса. Индексы рассчитываются для групп номенклатуры. Можно вывести влияние отдельных номенклатурных позиций на общий индекс группы.